Was und wie kann ich melden?
Das Hinweisgebersystem steht für das Melden von Verstößen und Fehlverhalten zur Verfügung, welche Sie in Bezug auf unser Unternehmen festgestellt und beobachtet haben. Ihre Aufmerksamkeit hilft uns, Risiko in unserem Unternehmen zu minimieren.
Sie können Ihre Informationen digital (anonym, direkt und schriftlich über das Hinweisgebersystem). Es steht Ihnen frei, die Meldung anonym oder unter Angabe Ihrer Kontaktdaten abzugeben.
Muss ich mich für das Melden registrieren?
Nein. Das Melden setzt keine Registrierung voraus. Unser Hinweisgebersystem ermöglicht zudem auch nach Absenden Ihrer Meldung eine aufrechte Kommunikation mit der Compliance-Organisation. Das System generiert für Sie einen entsprechenden Link und QR-Code, welche Ihnen weiteres Kommunizieren und das Teilen von zusätzlichen Informationen ermöglicht. Diesbezüglich steht Ihnen die „Chat“-Funktion zur Verfügung. Eine Registrierung und/oder das Einrichten eines eigenen Postkastens ist nicht erforderlich. Sie müssen auch in weiterer Folge keine Kontaktinformationen preisgeben. Einfach. Sicher. Melden.
Gedankenaustausch und Kummerkasten?
Das Hinweisgebersystem ist nicht dazu gedacht, Fragen allgemeiner Natur zu stellen und/oder persönliche Beschwerden (zB über die Qualität des Essens in der Kantine; etc.) anzubringen. Hierfür stehen Ihnen Ihre Führungskräfte und/oder Ihre Compliance-Organisation direkt zur Verfügung.
Welchen Schutz genieße ich als Hinweisgeber:in?
Die EU-Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (kurz „Whistleblowing-Richtlinie“) gewährt Ihnen (als Hinweisgeber:in) Schutz vor Nachteilen durch das Unternehmen, sofern Sie berechtigte Verstöße/berechtigtes Fehlverhalten primär über das unternehmensinterne Hinweisgebersystem melden. Das bewusste Falschmelden und/oder Anschwärzen von Kolleg:innen ist in jedem Fall ein Compliance-Verstoß und kann unter Umständen zu rechtlichen Konsequenzen führen.
Anonymität?
Unser Hinweisgebersystem gleicht Ihre Netzwerkumgebung mit dem Netzwerk Ihres Unternehmens ab und informiert Sie vorab über die Möglichkeit bzw. das Risiko einer etwaigen Rückverfolgbarkeit. Ferner sind im System die Melder-Informationen als „anonym“ voreingestellt und können nur durch den Melder selbst geändert werden – das Melden unter Angabe Ihrer Kontaktdaten steht Ihnen jederzeit frei.
Was passiert mit meinen Daten bzw. den personenbezogenen Daten in meiner Meldung?
Die Verarbeitung der Daten erfolgt im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten. In diesem Zusammenhang verweisen wir auf die bereits bestehenden Datenschutzinformationen. Bei Abschluss der Investigation erfolgt die Archivierung für eine – von der Organisation – festgelegte Dauer. Das Hinweisgebersystem stellt sicher, dass die Daten nach Ablauf der Löschfrist unwiederbringlich gelöscht werden.
Was passiert mit meiner Meldung?
Jede Meldung bedarf einer Überprüfung und wird einer Ersteinschätzung unterzogen. Handelt es sich hierbei um einen Compliance-relevanten Hinweis, wird eine entsprechende Untersuchung („Investigation“) eingeleitet. In diesem Fall ist die aufrechte Kommunikation zwischen Ihnen und der Compliance-Organisation wichtig und wird durch das Hinweisgebersystem – konkret über die „Chat“-Funktion – ermöglicht; dies ohne Registrierung. Als Hinweisgeber:in erhalten Sie daher auf Wunsch jederzeit Informationen über den jeweiligen Status und das Ergebnis der Bearbeitung.